AVG voor makelaars: wat u verplicht bent te regelen en hoe software daarbij helpt

Een makelaar verwerkt in een gemiddelde maand de persoonsgegevens van tientallen mensen: namen, adressen, telefoonnummers, financiële informatie en communicatiehistorie van kopers, verkopers en geïnteresseerden.

Dat maakt u verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). En dat brengt verplichtingen met zich mee die niet altijd goed bekend zijn in de branche.

Uw vijf belangrijkste AVG-verplichtingen

• 1. Register van verwerkingsactiviteitenU bent verplicht bij te houden welke persoonsgegevens u verwerkt, met welk doel, en hoe lang u ze bewaart.
• 2. VerwerkersovereenkomstenWerkt u met software die persoonsgegevens verwerkt? Dan bent u verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met die aanbieder.
• 3. BewaartermijnenU mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Voor klantdossiers geldt doorgaans een termijn van zeven jaar voor belastingdoeleinden.
• 4. Recht op inzage en verwijderingIemand die u heeft benaderd als potentiële koper maar niets heeft gekocht, kan verzoeken om verwijdering van zijn gegevens.
• 5. Datalekken meldenEen datalek waarbij persoonsgegevens zijn gelekt, moet u binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe software helpt

Goede makelaarsoftware helpt u aan uw AVG-verplichtingen te voldoen door dataminimalisatie ingebouwd te hebben, auditsporen bij te houden en u de mogelijkheid te geven data te exporteren of te verwijderen op verzoek.