Waarom makelaars 30–40% van hun tijd kwijt zijn aan administratie — en hoe dat anders kan

Vraag een willekeurige makelaar hoe hij zijn dag heeft doorgebracht en het antwoord is zelden "ik heb veel met klanten gesproken." Veel vaker gaat het over e-mails schrijven, bezichtigingen inplannen, objectomschrijvingen aanpassen en documenten opstellen.

Onderzoek in de branche wijst uit dat makelaars gemiddeld 30 tot 40 procent van hun werkweek besteden aan taken die in theorie geautomatiseerd kunnen worden. Voor een fulltime makelaar is dat anderhalf tot twee volledige werkdagen per week.

Waar gaat de tijd naartoe?

De grootste tijdverliezen zitten in vier gebieden:

• Objectpresentatie (±90 min/object)Foto's selecteren, omschrijving opstellen, publicatiekanalen instellen, teksten aanpassen per platform.
• Bezichtigingsplanning (±60 min/object)Heen-en-weer mailen met geïnteresseerden, tijdslots afstemmen, bevestigingen versturen, herinneringen sturen.
• Klantcommunicatie (±45 min/dag)Vragen beantwoorden over status, documenten, en bezichtigingen. Vaak dezelfde vragen, steeds opnieuw.
• Documentbeheer (±60 min/object)Koopaktes opstellen, NEN-stukken aanleveren, versies beheren, ondertekening coördineren.

Wat is er aan te doen?

De sleutel is gerichte automatisering — niet het volledig uit handen geven van taken, maar het klaarzetten van concepten die u nog altijd zelf beoordeelt en verstuurt. Dat is precies de aanpak van Klimosa.

Een objectomschrijving die u nog moet goedkeuren kost u vijf minuten in plaats van vijfenveertig. Een bezichtigingsbevestiging die automatisch wordt klaargezet kost u een klik in plaats van een e-mailwisseling. De beslissing blijft bij u; de voorbereiding doet het systeem.